Para as empresas que percebem que o “Business as usual”, não é suficiente, só têm duas vias para crescer: a primeira é pela inovação e a segunda, organicamente, com a aquisição de outras empresas, concorrentes ou não. A segunda opção poderá implicar iniciar um processo de internacionalização, atendendo à dimensão do mercado nacional e ambição da empresa.
Em qualquer das opções a definição de uma estratégia digital é fundamental.
O meu objectivo não é falar de marketing digital, mas sim de algo muito importante para estes projectos que é a gestão documental.
Ora vejamos, tal como a construção de uma casa não começa pelo teto, as empresas devem começar por organizar as suas actividades “core” ou de suporte em processos de negócio, workflows, para garantir o controlo documental e dessa forma mitigar riscos e potenciar informação de gestão em tempo útil.
Processos escritos em papel ou na intranet servem para acompanharem e regularem a actividade da empresa. Quanto melhor descreverem a actividade, maior será a eficácia e eficiência dos mesmos.
Este é um investimento que nenhuma organização pode ignorar. Controlar os processos documentais de suporte às suas actividades é, aliás, uma exigência do fisco, no particular aos elementos de prova.
Chegamos assim a uma das expressões da moda na gestão: a transformação digital, que é o correcto uso da tecnologia para potenciar, de forma significativa, a performance das empresas por meio da mudança, por vezes disruptiva, da forma como executa os processos de suporte e negócio.
Estamos a falar de uma nova abordagem da gestão onde as TI desempenham um papel fulcral.
A transformação digital requer uma liderança forte, competente, que domine a linguagem do IT e conheça a organização. Só assim poderá implementar as mudanças.
Depois, como em todos os projectos, é preciso afinar o scoop do projecto sobre que parte da empresa queremos transformar. É esta a missão da gestão de topo, definir uma estratégia de transformação na estrutura, cultura e processos, que irá consubstanciar-se na forma de estar no mercado junto dos stakeholders.
É fundamental lembrar que a transformação digital não é unicamente uma mudança tecnológica, ainda que seja um importante pilar. Vai muito mais além, como seja na infraestrutura, organização, liderança e num foco renovado na completa experiência dos seus clientes, recursos humanos e fornecedores. Como se deve imaginar, as novidades tecnológicas não devem desvalorizar as necessidades de preparação, comunicação e formação de pessoas.
Um projecto de transformação digital é, acima de tudo, um conjunto, de desejos, melhores resultados com menos recursos e mais rapidamente. Numa palavra: produtividade.
É assim o mundo onde vivemos, bem-vindos à Digital Transformation, feel the beat!
Paulo Veiga, CEO da EAD – Empresa de Arquivo de Documentação, SA
