Precisávamos de um diretor financeiro…

Quando começámos a reunião de apresentação, disse-me “preciso de um diretor financeiro para me dar apoio, mas a empresa não tem dimensão para o ter a tempo inteiro.” E, depois, continuou: “não quero que a Cláudia me entregue as coisas feitas. Quero fazer consigo e aprender.”

Passámos um ano e tal a ter reuniões periódicas (por norma, duas horas por semana) a fazer um trabalho conjunto. Recentemente, telefonou-me a contar que tinham perdido um cliente e apresentou-me a estratégia que tinha montado para que o resultado do ano não ficasse prejudicado com aquela perda e explicou-me as contas todas que tinha feito. E eu disse-lhe “acho que já não sou muito necessária aqui!” Respondeu-me “Sinto-me tão empowered! Hoje sinto-me mesmo muito capaz na minha função de CEO.” Que satisfação senti nesse momento!

Reunião de apresentação com um empreendedor

Reuni recentemente com uma senhora que estava a ponderar abrir um restaurante de comida saudável. Numa conversa informal, sem custo e sem compromisso, dei alguns conselhos que podem servir para avaliar vários negócios. Entre outros:

1 – uma vez que tem dúvidas se o conceito será aceite, aconselho-a a fazer um inquérito on-line. Mas, atenção, tem de ser muito bem feito…

2 – desenvolva o conceito! Onde pretende abrir? Com quantos lugares? Com esplanada (neste tempo de Covid é um aspeto importante)? Para estar aberto em que horário? Vai ter serviço de mesa? É preciso responder a estas e outras questões para poder avaliar a viabilidade do negócio.

3 – calcule quanto lhe custará produzir os pratos que tem em mente. Comece por somar o valor sem IVA das matérias-primas (ingredientes), dividir por 0,25 e multiplicar por 1,13. Vai obter, aproximadamente, o preço de venda que lhe permitirá ter um lucro aceitável, uma vez que a matéria-prima deve representar cerca de 25% do preço de venda sem IVA. Verifique se esse preço de venda será aceitável por parte do seu público-alvo. É preciso fazer estas e outras contas…

Definir o orçamento (budget) para o ano seguinte

Fui contactada por um empresário que queria simplesmente que o ajudasse a definir o orçamento da sua empresa para o ano seguinte. Era a primeira vez que o fazia, e a empresa nunca tinha tido um orçamento anual. Disse-me que não sabia como fazê-lo, mas queria aprender.

Foi um trabalho que me deu muita satisfação, porque o fiz em conjunto com o empresário e todo o processo o fez pensar em vários aspetos da sua empresa. Montámos também os mapas para, ao longo do ano, poder ir controlando e analisando os desvios.

Criar uma empresa

“Quero criar uma empresa.” Já comecei muitas reuniões a ouvir esta frase. Às vezes, basta uma pequena conversa para se chegar à conclusão de que ainda não é o momento certo. Às vezes, é preciso fazer contas para perceber se o produto é ou não rentável.

Mas não são poucas as vezes, confesso, em que vibro ao ouvir ideias de negócios que me parecem sustentáveis e muito interessantes, contadas por pessoas que são empresários com visão, com capacidade de iniciativa e de concretização.

Reagir a uma crise

Quando a Covid-19 atacou as empresas, fui contactada por uma empresária que me disse que a faturação tinha caído para cerca de 40% da habitual e queria ajuda para tomar medidas.

Rapidamente, definimos a estratégia: reduzir os custos fixos que fossem prescindíveis e procurar recorrer a todos os apoios do Estado por forma a manter a equipa até que toda a situação estivesse mais estável e, então, se pudessem tomar decisões mais estruturadas e definitivas.

Ao novo valor das vendas, somámos o valor esperado de apoios estatais e definimos que o total de custos fixos não poderia ser superior. Definido o objetivo, foi fácil para a empresária decidir que custos podiam ser reduzidos ou cortados.

A capacidade de reação rápida daquela empresária foi fundamental para que a empresa não tivesse prejuízo em 2020.

Calcular o custo por hora dos colaboradores

É um serviço que me é contratado com alguma frequência. Às vezes, é mesmo só desta informação que o cliente precisa. Como se podem fazer orçamentos, sobretudo numa empresa de prestação de serviços, sem saber o custo por hora de cada colaborador?

Normalmente, o mais complicado é definir como imputar os gastos gerais e o que fazer com o custo das pessoas que não produzem o que é vendido. Mas é sempre um trabalho muito útil.

Colaborar com o contabilista para melhorar a informação para a gestão

Uma vez, fui contactada por uma senhora que começou por me dizer “Eu não quero mudar de contabilista! Eu gosto muito da minha!”. Sorri ao ouvi-la, porque senti que estava com receio de que eu tentasse convencê-la a mudar.

Posteriormente, fizemos um trabalho em equipa (a gerente da empresa, a contabilista e eu) para permitir retirar informação mais específica da contabilidade e definir uma nova organização dos documentos a serem entregues à contabilidade, de forma a facilitar o trabalho da contabilista.

A contabilidade é uma ferramenta de gestão fundamental. É muito importante definirmos que informação queremos que a contabilidade nos dê periodicamente. E é também fundamental que as empresas saibam organizar a informação a dar à contabilidade, sobretudo quando esta é efetuada externamente.

Preparar a negociação com o principal cliente

Este projeto foi muito especial para mim porque, além de ter analisado os números em causa, ajudei o gestor a preparar-se para negociar. Depois de fazer o cálculo do custo por hora dos colaboradores da empresa, verifiquei que, muitas vezes, o valor por hora cobrado ao principal cliente não gerava nenhum lucro.

Era preciso negociar o preço, mas o gerente não estava confortável: tratava-se do seu principal cliente, por um lado, e, por outro, mantinha uma relação antiga e muito próxima com o mesmo. Acompanhei de perto a gerente da empresa, enquanto esta preparava a apresentação para a negociação do preço, dando-lhe todas as informações de gestão fundamentais.

A preparação desta apresentação permitiu não só montar toda a argumentação para utilizar com o cliente, como também fez com que o gerente, na data da reunião, estivesse totalmente seguro de que aquele era o caminho certo. Isto foi fundamental para que obtivesse sucesso na negociação.

Temos um produto tão bom! Porque é que a empresa não dá lucro?

Um dia, uma cliente perguntou-me: “Se nós fazemos o melhor gelado, porque é que não temos lucro? Não percebo!”.

O gelado era mesmo muito bom, sem dúvida! Mas não era rentável. Perguntei à cliente se sabia quanto custava produzir o gelado, e percebi que tinha contado apenas com o custo da matéria-prima (fruta, leite…). Não tinha contado com a mão de obra, a eletricidade, as depreciações das máquinas… Na restauração, as matérias-primas não devem ultrapassar os 25%. De facto, ter o melhor produto do mercado, não equivale a ter o melhor lucro do mercado.

Definir procedimentos administrativos e de controlo

Já conheci muitas empresas que, pelo facto de não terem uma boa organização interna, não conseguiam ter um controlo efetivo do caixa (e às vezes desaparecia dinheiro…), ou não faturavam todos os serviços prestados (sim, acontece muito…), perdiam o controlo dos recebimentos dos clientes…

Às vezes, nem é preciso fazer muito. Basta definir alguns procedimentos básicos para evitar perder bastante dinheiro. Estes são trabalhos muito gratificantes porque, normalmente, têm resultados evidentes e rápidos.

Analisar um investimento

Um cliente ligou-me e disse-me: “Uma start-up fez-nos uma proposta para entrarmos no seu capital. Enviou-nos um plano de negócios e as contas. Podes ver?”.

Claro que sim! E acabou por ser um estudo com conclusões bastante fáceis. O negócio estava efetivamente sobrevalorizado e questionámos muitos dos pressupostos. O produto era interessante, mas o negócio, na perspetiva do investidor, não…

Planear o fim de uma empresa

Nem sempre sou consultada pelas melhores razões… Um dia, fui contactada por um dos sócios de uma empresa que atravessava grandes dificuldades há muito tempo.

A primeira consulta foi marcada com o objetivo de encontrar soluções, mas, depois de alguma análise, concluímos que a empresa não tinha salvação. Era preciso começar a preparar o fim da mesma, e foi nisso que trabalhámos durante algum tempo, com a ajuda, na fase final, de um advogado.

É sempre um processo difícil, mas os sócios tiveram, finalmente, a oportunidade de seguir os seus caminhos e encontrar alternativas mais saudáveis àquela que, há alguns anos, viviam, que era, apenas, a de manter o ventilador da empresa ligado.

Porque é que os resultados da empresa não são os esperados?

Os sócios de uma empresa de serviços não percebiam porque é que os resultados da empresa não eram satisfatórios, apesar de terem conseguido aumentar a faturação. Sentiam, sobretudo, que se esforçavam demasiado para conseguirem entregar todos os trabalhos encomendados, dentro do prazo acordado, esforço esse que parecia não estar a compensar.

Nestas situações, costumo começar por calcular o custo por hora de cada colaborador e comparar com o valor pelo qual se está a vender a hora do mesmo. Muitas vezes, as conclusões não são as esperadas…

Depois, é preciso perceber que medidas tomar. É possível aumentar os preços? E o mercado permite? Ou temos de reduzir os custos? De que forma? Ou resolvemos tudo se aumentarmos significativamente a dimensão da empresa?